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marzo 20, 2020
Cómo aplicar las TI en tiempos del Coronavirus
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Transformación tecnológicaTecnología

El Coronavirus ha generado una disrupción en el mercado, dejando a las compañías más preparadas para la colaboración y conectividad digital con una ventaja competitiva. La pregunta relevante en este momento es: ¿Qué tan preparada se encuentra su empresa para trabajar digitalmente?

La realidad que está viviendo el mundo les deja a los negocios un reto inmenso que, sin duda, acelerará la cultura del home office, siendo esta una de las maneras de protegerse de esta pandemia mundial. Pero, ¿qué tan preparadas están las compañías para implementar las tecnologías informáticas (TI) en sus procesos desde los hogares de sus trabajadores?

Ante el incremento de casos del COVID-19, las tecnologías promueven el trabajo a distancia, tanto para sus empleados como clientes y usuarios. Estos cambios, que parecen intempestivos y que se presentan de manera fortuita, están trayendo consigo una cultura más intensa del home office.

Es posible que las empresas observen una disminución en sus costos fijos y reduzcan los tiempos de procesos administrativos y trámites internos, lo que las invitará a mantenerse en home office con algunas de las áreas de su organización, pues hay que tener en cuenta que no todos los procesos se pueden realizar remotamente.

Para este artículo, contamos con la asesoría del Ingeniero de Sistemas y Máster en Alta Dirección: Andrés Felipe Robledo Zapata, con más de 17 años de experiencia en TI, 17 años en los que ha sido partícipe de diferentes transformaciones digitales en las compañías en las que ha estado.

Es un hecho: cada vez, más tecnologías se suman a las medidas ante el Coronavirus. “Si bien, la interacción personal en los negocios, genera mucha más empatía, como lo son los gestos y la interacción visual; nos estamos viendo obligados a hacerlo de manera virtual; por eso, tenemos que aprender a comunicarnos a través de las plataformas digitales, y esto requiere de ciertas habilidades” Afirma Robledo.

Las empresas que han venido trabajado bajo este modelo del tele trabajo, tienen una gran ventaja competitiva en este momento, porque para ellos va a ser transparente: sus equipos ya están acostumbrados a trabajar bajo este modelo y su afectación en la eficiencia y efectividad de la compañía será menor. Mientras que los que no lo han hecho y apenas van a incursionar, están en el proceso de entendimiento y buscando cómo hacerlo, haciendo un cambio en la cultura de las personas para lograr que realmente se conecten y sepan cómo trabajar colaborativamente: trabajar en equipo, en un mismo archivo, mediante plataformas de colaboración y no a través de una cantidad de correos, es un ejemplo.

“Las empresas que no han implementado la modalidad del tele trabajo, seguramente empezarán a tener algunas deficiencias, y esta curva posiblemente les tome entre 4 y 6 meses; mientras que las empresas que ya estaban preparadas, durante esta ventana de tiempo, podrán atender sus mercados de manera más eficiente y la afectación a su servicio será mucho menor; sus empleados se sentiran más comodos y el valor generado por sus productos y servicio será mejor”. Andrés Robledo.

Sin embargo, la solución no solo radica en practicar el trabajo a distancia; las personas deben empezar a tener una higiene desde el punto de vista del home office, porque este requiere de una serie de rituales y buenas prácticas:

  1. Tener la tecnología en orden: asegurar que se tengan las actualizaciones y la VPN para trabajar y conectarse de manera segura con las plataformas de la compañía.
  2. Disponer no solamente de la herramienta de correo como Outlook, sino también de todos los aplicativos necesarios para trabajar de manera colaborativa.
  3. Mantener una agenda regular: prepararse en el día como si fuera a trabajar: manejar unos horarios, respetar las horas de comidas, hacer pausas activas.
  4. Definir prioridades: lo ideal es que, en la noche, se dediquen al menos cinco minutos de planeación: dar seguimiento a pendientes y establecer propuestas para la jornada del día siguiente.
  5. Elegir un lugar de trabajo fijo; ojalá un lugar en el que se pueda cerrar la puerta. Lo recomendable es utilizar un cuarto de estudio o una alcoba propia, y por supuesto, disponer de una silla y escritorio, la cama o un sillón no son los mejores aliados para trabajar en casa.
  6. Agendar sesiones de seguimeinto con el equipo para estar cerca y conectados.
  7. Prender la webcam para que los interlocutores lo sientan presente; que lo puedan ver es importante, así las personas no perderán la cercanía al ver su rostro.

Herramientas de colaboración

Hoy en día, el mercado ofrece una gran lista de plataformas, cuyo objetivo es sincronizar a las personas: conectarlas con los otros de manera virtual y proporcionarles la mejor experiencia posible. Gracias a ellas, las empresas tendrán un flujo de trabajo más coordinado al proporcionar una plataforma unificada para la discusión en equipo, el intercambio de archivos, el almacenamiento en línea para la documentación, las tareas asignadas y la colaboración de proyectos en tiempo real.

Entre las plataformas digitales más utilizadas, que promueven el teletrabajo y el trabajo colaborativo de modo más eficiente, se encuentran:

Sin embargo, hay que saberlo hacer; “de nada vale la tecnología si no tenemos hábitos sanos de comunicación digital. Esto se debe integrar con unos buenos skills. Una planeación oportuna, un contenido impecable y un objetivo en las interacciones son fundamentales para conectar tanto internamente como externamente con los clientes”. Complementa Robledo.

Hoy, existen empresas que se dedican a brindar la consultoria necesaria para adoptar estas habilidades a su cultura organizacional. Y en caso de querer conectar de manera digital  con los clientes, de manera más sofisticada y masiva, también existen empresas de producción y acompañamiento para eventos virtuales.

Ya no es una opción, la crisis que está viviendo el mundo a causa del Coronavirus, ha elevado los requerimientos sanitarios en el mundo con el objetivo de que la enfermedad no siga propagándose, y esto obliga a las empresas a cambiar el modo de comunicación con sus diferentes públicos.

Andrés Robledo propone que “hackear” la cultura de las empresas es una buena opción para lograrlo: “que las personas desaprendan y cambien sus comportamientos frente a la tecnología, implementando una estrategia de manejo del cambio”. Para esto, no basta con capacitar a los empleados en su uso; es necesario un acompañamiento y seguimiento en su día a día, para entender como moldear en equipo la tecnología para agregar valor en los diferentes escenarios del negocio, y que los empleados utilicen aquellas funciones que más valor agregan a su rol. “La tecnología por sí sola no hace nada, si no se le encuentra un uso en el negocio. La tecnología debe hacer Fit con los usos y costumbres de la cultura y de los procesos dentro de la organización”.

Así que, ¡ánimo! Esta contingencia, las empresas la pueden tornar en algo positivo, adquiriendo hábitos saludables de home office e implentándolo de manera adecuada.

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