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noviembre 6, 2020
Inteligencia artificial en la digitalización y gestión de documentos
Mónica María Jiménez, periodista y editora Taller de Edición
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Transformación tecnológicaTecnología

En el proceso de digitalización de 77.153 documentos que requería la Federación Nacional de Cafeteros, Cadena incorporó técnicas de inteligencia artificial para hacerlo mucho más eficiente en términos de tiempo, de recursos físicos y tecnologicos, logrando que fuera preciso y cumpliendo con las expectativas del cliente.

El programa “Apoyo a la renovación de cafetales” es uno de los más importantes de la Federación Nacional de Cafeteros porque permite a los caficultores del país acceder a recursos públicos para realizar un tratamiento especial o actividades de renovación en sus cafetales, pues mientras estos crecen merman su productividad, por eso es clave mantenerlos jóvenes para garantizar una buena productividad y calidad. Y esto es lo que permite el programa, que surgió en 1998 y después de un pare entre 2012 y 2015, retomó en 2016 y desde entonces la Federación tiene la necesidad de digitalizar, cada año, los documentos de los beneficiarios.

“Por ser un programa que funciona con recursos públicos, debemos responder a diferentes entidades, por eso para nosotros es clave tener digitalizados todos los documentos de las personas que participan en el programa, así evitamos una pérdida y podemos custodiarlos más fácilmente”, explica Sandra Milena Mojica Sanabria, Gerencia Técnica de la Federación.

Cadena también desarrolló una plataforma web para el almacenamiento, la consulta y la visualización de los documentos digitalizados (imágenes y datos capturados).

En la edición de 2018 participaron 77.153 caficultores de 16 ciudades del país. Para el proceso de digitalización de los soportes documentales, que eran un total de 555.000 folios, la Federación contrató a Cadena, que en la gestión de la información llevó a cabo tres actividades específicas: captura de imágenes, captura de datos (formato de inscripción, formato de verificación y formato de visita a la finca) y cargue y alimentación de una plataforma en línea para consulta de los interesados.

Así fue el proceso

Como eran muchos los folios que se debían digitalizar, incluyendo la captura de datos y el almacenamiento estructurado para los archivos, Cadena decidió automatizar parte del proceso con la incorporación de técnicas de inteligencia artificial, que permitieron identificar los diferentes tipos de formato y clasificarlos de manera automática, es decir, después de la captura de imágenes de los documentos de los caficultores participantes, el sistema determinaba qué tipo de formato era y adicional, identificaba los campos correspondientes de los que se debían extraer los datos requeridos por la Federación.

Las técnicas de inteligencia artificial utilizadas fueron dos: visión artificial y procesamiento del lenguaje natural, que en otras palabras, permiten que el computador identifique e interprete lo que se encuentra contenido en uno u otro documento. Así mismo, se emplearon dos tipos de entrenamiento y aprendizaje para el sistema: supervisado, en el que parte del equipo humano le enseñaba al sistema y auditaba los datos capturados, que realmente correspondieran a lo que estaba registrado; y no supervisado, en el que el sistema lo hacía de manera autónoma.

Adicionalmente, como explica Juan Camilo Sánchez, uno de los responsables de ejecutar el proyecto, “debíamos identificar cada una de las carpetas, saber el nombre de cada una y los documentos que debíamos almacenar en ellas, esto lo hicimos con inteligencia artificial. Desde Cadena nos propusimos hacer este proyecto en el menor tiempo y hacer un uso mucho más eficiente de los recursos tecnológicos”.

Para Juan Camilo, lo más retador de la digitalización y gestión de estos documentos fue tener los datos de los caficultores escritos manualmente porque la caligrafía variaba, “no fue fácil lograr que el computador identificara e interpretara adecuadamente las diferentes letras y caracteres, pero lo logramos y al final, el resultado fue satisfactorio tanto para nosotros como para el cliente”, afirma y destaca que es recomendable la aplicación de estas técnicas de inteligencia artificial en la gestión documental para que el proceso sea mucho más práctico y eficiente en términos de tiempo, recursos, personal e, incluso, espacios físicos.

digitalización de documentos , Federación Nacional de Cafeteros , gestión documental , inteligencia artificial , [ Transformación tecnológica ]
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